LINK נצר

תעביר הילוך – המידע במחלקת הרכב כמנוע לחסכון וייעול

תעביר  הילוך

“המידע במחלקת הרכב כמנוע לחסכון וייעול”

כותב יצחק יונה  – מנכ”ל איתם  – יצרנית תוכנת נ.צ.ר

בעקבות כנס לאנשי כספים ומנהלי תחבורה שהתקיים בשפיים ביום 9.12.2009 .

שווי שימוש לינארי, מיסוי ירוק, אגרה לפי נסועה ועוד שמות רבים ומוזרים מופקים ממוחם הקודח של פקידי הממשלה שכל עניינם זה איך להפיק עוד הכנסות לקופת האוצר מהפרה החולבת “ענף הרכב”.

כאשר ההוצאות על כלי הרכב בארגון נעות בין 4500 – 3500 ₪ לחודש לרכב ומהווים כ- % 25-30  משכר העובדים , יש צורך לטפל בהוצאה זו בכלים משוכללים ולהיות עם היד על הדופק על כל שינוי שמתרחש במשק.

בארגון עם 200 כלי רכב , היקף ההוצאה על הרכב מסתובב סביב כ-10 מליון ₪ לשנה – כל חסכון בצד מרכיב זה של הוצאה כמוהו כזכייה בפרויקט בסדר גודל של פי 10 מהחיסכון, והשפעתו על שורת הרווח יכולה להיות קריטית.

אז מה ניתן עוד לעשות מבלי לפגוע בספקים ותוך שמירה על שביעות רצונם של העובדים מחזיקי הרכב בארגון?

ברוב הארגונים בעלי ציי רכב, יש מערכת מידע המבצעת איסוף נתונים על הוצאות כלי הרכב ועל התנהגות הנהגים.

המידע שנצבר צריך לתת מענה בכמה רמות בארגון:

- ברמה התפעולית  -  למנהל התחבורה.

- ברמה הכספית     -  לחשב.

- ברמה הניהולית   -  למנהלי המחלקות ולמנכ”ל.

- וברמה הפרטנית  -  לכל נהג מחזיק רכב.

ברמה התפעולית

מערכות התוכנה לציי רכב כוללות ניהול כרטסת מפורטת של נהגים, כלי רכב , ספקים וסוגי הוצאה, מבצעות קליטת חשבונות ספקים, דיווחי תאונות , אירועים שונים והעברות רכב, ומפיקות התראות על בסיס תאריך או ק”מ לכל נושא נדרש.

ברוב המקרים המערכת מספקת את צרכי  התפעול בארגון ובין מנהלי התחבורה יש כאלה שיודעים להפיק מהמידע שנצבר חסכון רב ברמה התפעולית – יכולת משא ומתן טוב יותר מול הספקים, שיקול מושכל בתהליך בחירת סוג הרכב, בקרת הזמנות מול חשבוניות ועוד.

כדי להעלות את היקף החיסכון יש צורך לשתף עוד גורמים בארגון במידע שנצבר.

ברמה הכספית

שיתוף מנהל הכספים במידע שנצבר במחלקת הרכב יהיה פשוט ויעיל רק אם הוא ישתכנע כי המידע אמין ולא מוסיף לו עבודה.

לשם כך, יש לבנות מערך ממשקים משוכלל אשר ידע להביא מכל ספקי הרכב את החשבוניות שלהם בקבצים (בנוסף לחשבונית המודפסת) , לקלוט אותם למערך ה”נצר” באופן אוטומטי ובתהליך זה לבצע עליהם בקרה, ומשם להזרים את המידע למערכת הנה”ח, גם כן בממשק.

תהליך כזה חוסך הקלדות מיותרות , מחזק את הקשר בין מחלקת הרכב למערכת הכספים ומבטיח שלמות הנתונים ותאימותם עם המערכת הכספית.

ניתן היום לקבל קבצים מרוב ספקי השירותים לרכב , בניהם כמובן כל ספקי הדלק , כביש 6, חניה, רחיצה , כל חברות הליסינג, רוב תוכנות המוסכים , יחידות קצה ברכב ועוד.

המידע יכול להגיע בקבצים דרך הדוא”ל או להשתלב ישירות למחשב הנצר דרך מנגנון ה”נצר לינק“.

ברמה הניהולית

שיתוף המנהל במידע במחלקת הרכב חייב להיות מרוכז ומעובד ברמה של גרפים וחריגים. המנהל צריך לראות את ה”לפני” וה”אחרי” כדי לנתח מגמות, ויש לתת לו כלים לניהול ופיקוח על תקציב.

לשם כך, פותחה בנצר תת מערכת שנקראת נצר EX (EXECUTIVE ) כמערכת BI (תבונה עסקית) למנהל.

מערכת זו מאפשרת למנהל במסך אחד לראות מספר גרפים ודוחות סטטיסטיים עם יכולת לרדת לפרטים ולנתח כל נתון.
בין הנתונים המוצגים ניתן לראות:

-         עוגת חלוקת הוצאות הרכב לפי מחלקות.

-         ניתוח עלות לק”מ לכל סוג רכב בצי.

-         גרף חודשי של הוצאות רכב בפועל מול תקציב.

-         ניתוח העלויות לפי סעיפי הוצאה.

-         גרף עליה או ירידה במספר תאונות לאורך תקופה ועוד.

כל גרף ניתן לשנות לטווח תקופה ולהפכו לטבלת נתונים.

(לצרף כאן תמונה1)

ברמה הפרטנית – הנהג

כאן נמצא הכסף הגדול !

– הנהג שולט בהוצאות הרכב שלו לכן יש לנקוט בדרך מיוחדת:

-         העמד לנהג תקציב כספי ברכישה ובשימוש.

-         יידע אותו בזמן אמיתי בהוצאות ובחריגים.

-         ספק לו כלים לניתוח ומוטיבציה לחסוך (למשל ע”י השוואת ההוצאות של הרכב שלו לרכבים מאותו סוג או לעובדים מאותו איזור מגורים).

-         סייע לו בתקשורת מול מחלקת התחבורה ושכלל את רמת השרות שהוא מקבל כדי להעלות את רמת שביעות הרצון שלו ורצונו להתגייס למאמץ המשותף.

-         לשם כך פותחה מערכת נצר MY אשר מפיצה מידע מפורט לכל מחזיק רכב דרך הפורטל הארגוני ומאפשרת לו להיות מעודכן בהוצאותיו ולדווח ישירות למערכת על בקשותיו לטיפול, אירועים או העברות רכב שבאחריותו.

המערכת פותחה כך שלכל משתמש תהיה רמת הרשאות שונה וכל מנהל תחבורה יוכל לקבוע מה יראה או יעשה כל נהג דרך התוכנה.

המערכת כוללת דוח דלק, דוח טיפולים, מעקב אירועים והעברות רכב ומידע על התראות הקצבה ושווי שימוש הרלוונטיים לרכב אחד בלבד.

הגברת המעורבות של הנהג מחזקת את תחושת האחריות שלו, מיידעת אותו על עצם הבקרה ומחייבת אותו לחסכון.

בארגונים מסוימים אף הגדילו לעשות והוסיפו למשכורת של הנהג בונוס בסכום של מחצית החיסכון שהוא השיג עקב אי ניצול ההקצבה עד תומה.

לסיכום

שיתוף במידע וניתוחו הוא המפתח לסביבה אכפתית ויעילה.

על המערכת הקיימת יש להשלים:

-          את הממשקים מהספקים – ” נצר לינק “.

-         לבנות קשר להנה”ח – ממשק ” נצר – ERP “

-         לספק לנהגים מידע פרטני –” נצר MY “

-         ולאפשר למנהל לקבל החלטות נבונות בעזרת ” נצר EX “.     ובכך להביא לחסכון רב הן בכסף, והן בכ”א ולפנות את מנהלי התחבורה וקציני הבטיחות בתעבורה לעסוק בהגברת הבטיחות        -

www.atm.co.il